E-Rechnungspflicht 2027 für Dynamics AX und D365

Am 1. Januar 2027 endet für viele Unternehmen die Schonfrist: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, muss Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland als E-Rechnung versenden. Ein PDF per Mail reicht dann nicht mehr. Ein Jahr später gilt die Pflicht für alle.

Für Unternehmen mit Dynamics AX 2009 oder AX 2012 ist das eine besondere Lage. Microsoft liefert für diese Versionen keine Updates mehr, und der Umstieg auf Dynamics 365 ist bis Januar meist nicht zu schaffen. Dieser Beitrag fasst zusammen, was gilt, was das BMF klargestellt hat, was als Nächstes kommt und wie die E-Rechnung aus AX und D365 F&O entsteht, ohne das ERP zu wechseln.

Was ab 2027 gilt

Die Pflicht kommt aus dem Wachstumschancengesetz und gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland:

• Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
• Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr E-Rechnungen versenden. Papier und PDF sind für sie nur noch bis 31. Dezember 2026 erlaubt. Kleinere Unternehmen dürfen 2027 noch die Übergangsregel nutzen.
• Ab 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle Unternehmen.

Von der Ausstellungspflicht ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und Kleinunternehmer. Empfangen können müssen aber auch Kleinunternehmer E-Rechnungen. Rechnungen an Behörden laufen schon heute über die XRechnung mit Leitweg-ID, beim Bund seit November 2020.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931, das Software ohne Abtippen lesen kann. In Deutschland sind das vor allem die XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ein PDF mit eingebettetem XML. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL zählen nicht, weil sie nicht alle Pflichtangaben enthalten.

Was das BMF klargestellt hat

Mit dem zweiten BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat die Finanzverwaltung eine Frage beantwortet, die für ZUGFeRD wichtig ist: Bei hybriden Formaten zählt der XML-Teil, nicht das PDF. Bis dahin galt bei Widersprüchen das Bild als führend. Jetzt müssen alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben vollständig und maschinenlesbar im XML stehen. Ergänzende Unterlagen, etwa ein Stundennachweis, dürfen als Anhang in die E-Rechnung eingebettet werden. Ein Link auf extern gespeicherte Unterlagen reicht dagegen nicht, und keine Pflichtangabe darf nur im Anhang stehen.

Für Rechnungsempfänger hat das ebenfalls Folgen. Ist ein Lieferant zur E-Rechnung verpflichtet und schickt trotzdem nur ein PDF, kann das den Vorsteuerabzug gefährden. Eingehende E-Rechnungen müssen außerdem technisch geprüft werden, am besten vor der Zahlung. Nicht jeder Befund kostet dabei den Vorsteuerabzug: Fehler bei den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben können ihn gefährden, eine falsche IBAN oder eine fehlende Käuferreferenz in der Regel nicht.

Für die Praxis beim Versand heißt das: Es reicht nicht, ein schönes PDF aus dem ERP zu erzeugen und irgendein XML daneben zu legen. Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Steuersätze, Beträge und die Angaben zu Käufer und Verkäufer müssen sauber im XML ankommen. Fehlt dort etwas, ist die Rechnung keine ordnungsgemäße E-Rechnung, auch wenn das PDF stimmt.

Was als Nächstes kommt

Die Formate entwickeln sich weiter, und darauf sollten Sie sich einstellen:

• ZUGFeRD 2.5.2 (technisch gleich mit Factur-X 1.09.2) gilt seit 1. September 2026. Die Version korrigiert vor allem Rechen- und Positionsregeln.
• XRechnung 3.0.2 ist die aktuelle Version und bleibt mindestens bis 31. Juli 2027 gültig.
• XRechnung 4.0 auf Basis der überarbeiteten EN 16931-1:2026 liegt als Vorabversion vor und wird für das Frühjahr 2027 erwartet. Sie bringt mehr Felder, etwa mehrere Bestellbezüge in einer Rechnung.
• ViDA, das EU-Paket „VAT in the Digital Age“, führt ab 1. Juli 2030 eine elektronische Meldepflicht für grenzüberschreitende B2B-Umsätze ein. Deutschland plant dafür ein eigenes Meldesystem.

Wer heute eine Lösung einführt, sollte also darauf achten, dass neue Versionen als Update kommen und nicht als neues Projekt.

Die Lage mit Dynamics AX und D365 F&O

Microsoft hat den erweiterten Support für Dynamics AX 2009 am 12. April 2022 und für Dynamics AX 2012 R3 am 10. Januar 2023 beendet. Von Microsoft kommt für diese Versionen also keine E-Rechnung mehr. Ein Umstieg auf Dynamics 365 ist deshalb aber nicht nötig: Mit Hive BDC erzeugen AX 2009 und AX 2012 XRechnung und ZUGFeRD, ohne Upgrade und ohne Eingriff in Ihre Rechnungsformulare. Ihr AX-System kann so weiterlaufen, und die E-Rechnungspflicht ist trotzdem erfüllt.

Dynamics 365 Finance & Operations bringt mit Electronic Invoicing eigene Bausteine für E-Rechnungen mit. Den Versand an Kunden, die Ablage im Dokumentenmanagement und die vielen anderen Belege, die das ERP druckt, müssen Sie dann meist noch selbst lösen. Hive BDC übernimmt den ganzen Weg auch für D365 F&O: E-Rechnung erzeugen, prüfen, versenden und ablegen, zusammen mit allen anderen Belegen.

So entsteht die E-Rechnung mit Hive BDC

Hive BDC (Balsoft Data Connector) ist unser Produkt für genau diesen Fall. Es läuft auf einem Windows-Server bei Ihnen und nimmt die Rechnung dort ab, wo Dynamics sie fertig gebucht hat:

Im Dashboard sehen Sie jederzeit, ob der Dienst läuft, ob die Lizenz gültig ist und welche Belege zuletzt hinausgegangen sind:

Welche Belegarten Hive BDC verarbeitet, stellen Sie in den Einstellungen ein. Die Verkaufsrechnung wird zur E-Rechnung, Auftragsbestätigungen, Angebote, Mahnungen, Bestellungen und Zahlungsavise gehen als PDF hinaus. Ob ein Kunde XRechnung, ZUGFeRD oder keine E-Rechnung bekommt, legen Sie pro Kunde im ERP fest.

Bevor eine Rechnung hinausgeht, läuft sie durch die Prüfung. Fehlt zum Beispiel die Leitweg-ID für einen öffentlichen Auftraggeber oder ein Ansprechpartner beim Verkäufer, steht das mit der offiziellen Regel-ID im Protokoll, etwa BR-DE-15. So sehen Sie, welche Stammdaten im ERP noch fehlen.

Was Sie jetzt tun sollten

Bis Januar sind es nur noch wenige Wochen. Diese Punkte sollten Sie bis dahin klären:

1. Gesamtumsatz 2026 prüfen. Liegt er über 800.000 €, gilt für Sie die Versandpflicht ab 1. Januar 2027.
2. Empfang und Prüfung regeln. Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen annehmen können. Prüfen Sie, ob Ihr Eingangsprozess XRechnung und ZUGFeRD lesen und technisch validieren kann, nicht nur das PDF anzeigt, und wer Befunde mit dem Lieferanten klärt.
3. Stammdaten im ERP ergänzen. Leitweg-IDs der öffentlichen Kunden, eine Rechnungsadresse per Mail pro Kunde, Ansprechpartner mit Telefon und Mail auf Ihrer Seite.
4. Format pro Kunde festlegen. XRechnung für Behörden und Kunden, die XML wollen, ZUGFeRD für alle, die zusätzlich ein lesbares PDF erwarten.
5. Mit echten Rechnungen testen. Lassen Sie einige Rechnungen aus dem Testsystem durch die Prüfung laufen und schicken Sie sie an Testempfänger, bevor Sie live gehen.
6. Archiv mitdenken. E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden, unveränderbar und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck reicht nicht. Klären Sie, wo das XML liegt, zum Beispiel in SharePoint oder Ihrem DMS.

Weiterlesen

Wie die E-Rechnung in Ihrer Version entsteht, beschreiben unsere Seiten zu Dynamics AX 2012, Dynamics AX 2009 und Dynamics 365 Finance & Operations. Systemvoraussetzungen, Setup und Handbuch finden Sie bei Hive BDC.

Quellen: Zweites BMF-Schreiben zur E-Rechnung, Zusammenfassung der IHK Hannover, ZUGFeRD 2.5.2 bei FeRD, XRechnung 4.0 bei KoSIT / xeinkauf, Microsoft Lifecycle für AX 2009 und AX 2012 R3.